Automatische Factuurverwerking

Automatische Factuurverwerking

Automatische Factuurverwerking

Inkomende facturen automatisch verwerkt. Aanmaningen nooit meer dubbel betaald.

Google Apps Script · Google Drive · Gmail · Basecone · WeFact

Category

Financiële Automatisering & Crediteuren

Client

Facilitaire DIenstverlener

year

2025

Introductie

Wekelijks kwamen er honderden facturen en bonnen binnen. Medewerkers downloadden ze handmatig, typten ze over in een betaallijst en stuurden ze door naar de boekhouding. De grootste hoofdpijn was aanmaningen die als nieuwe facturen werden verwerkt, met het risico op dubbele betalingen.

Wekelijks kwamen er honderden facturen en bonnen binnen. Medewerkers downloadden ze handmatig, typten ze over in een betaallijst en stuurden ze door naar de boekhouding. De grootste hoofdpijn was aanmaningen die als nieuwe facturen werden verwerkt, met het risico op dubbele betalingen.

Wekelijks kwamen er honderden facturen en bonnen binnen. Medewerkers downloadden ze handmatig, typten ze over in een betaallijst en stuurden ze door naar de boekhouding. De grootste hoofdpijn was aanmaningen die als nieuwe facturen werden verwerkt, met het risico op dubbele betalingen.

Het probleem

Aanmaningen werden als nieuwe facturen verwerkt. Het risico op dubbele betalingen was reëel.

Aanmaningen werden als nieuwe facturen verwerkt. Het risico op dubbele betalingen was reëel.

Aanmaningen werden als nieuwe facturen verwerkt. Het risico op dubbele betalingen was reëel.

Er was geen betrouwbaar onderscheid tussen nieuwe facturen en herinneringen. Bij een storing in het boekhoudpakket verdwenen documenten soms ongemerkt.

De oplossing

Het systeem herkent automatisch of een document een factuur of een aanmaning is.

Het systeem herkent automatisch of een document een factuur of een aanmaning is.

Het systeem herkent automatisch of een document een factuur of een aanmaning is.

Op basis van de bestandsnaam herkent het systeem aanmaningen en koppelt ze aan de originele factuur in de betaallijst. Nieuwe facturen gaan direct naar de boekhoudsoftware. Bij een storing grijpt een automatische noodprocedure in.

Het resultaat

Nooit meer dubbel betaald. Facturen verdwijnen nooit meer.

Nooit meer dubbel betaald. Facturen verdwijnen nooit meer.

Nooit meer dubbel betaald. Facturen verdwijnen nooit meer.

Facturen staan automatisch in de betaallijst en het boekhoudpakket zonder handmatig overtypen. Elke actie is traceerbaar voor de accountant.

100

%

Aanmaningen correct herkend en verwerkt

0

X

Handmatige data-invoer in de betaallijst

Case studies

Meer projecten bekijken