Centraal Documentbeheer

Centraal Documentbeheer

Centraal Documentbeheer

Inkomende post automatisch geregistreerd, gerouteerd en bijgehouden.

Google Apps Script · Google Sheets · Google Drive · Gmail

Category

Document Automatisering & Workflow

Client

Facilitaire Dienstverlener

year

2025

Introductie

Bij een organisatie met meer dan tien entiteiten stroomde er dagelijks een grote hoeveelheid post en overheidscorrespondentie binnen via Google Drive. Bijhouden wie wat moest lezen en of acties waren uitgevoerd was onmogelijk zonder een centraal systeem.

Bij een organisatie met meer dan tien entiteiten stroomde er dagelijks een grote hoeveelheid post en overheidscorrespondentie binnen via Google Drive. Bijhouden wie wat moest lezen en of acties waren uitgevoerd was onmogelijk zonder een centraal systeem.

Bij een organisatie met meer dan tien entiteiten stroomde er dagelijks een grote hoeveelheid post en overheidscorrespondentie binnen via Google Drive. Bijhouden wie wat moest lezen en of acties waren uitgevoerd was onmogelijk zonder een centraal systeem.

Het probleem

Kritieke overheidsbrieven verdwenen in mappenstructuren of bleven onopgemerkt liggen.

Kritieke overheidsbrieven verdwenen in mappenstructuren of bleven onopgemerkt liggen.

Kritieke overheidsbrieven verdwenen in mappenstructuren of bleven onopgemerkt liggen.

Niemand wist dat er actie vereist was. Het bestaande systeem vereiste een programmeur bij elke kleine wijziging in de organisatiestructuur, onhoudbaar bij meer dan tien entiteiten.

De oplossing

Een slim systeem dat elke 5 minuten alle inboxen scant en automatisch actie uitzet.

Een slim systeem dat elke 5 minuten alle inboxen scant en automatisch actie uitzet.

Een slim systeem dat elke 5 minuten alle inboxen scant en automatisch actie uitzet.

Nieuwe documenten worden automatisch geregistreerd in een centraal logboek. Medewerkers kunnen collega's taggen of documenten afvinken. Iedereen krijgt automatisch een overzicht gemaild van wat er van hen verwacht wordt.

Het resultaat

Geen document blijft meer liggen. Niet-technisch personeel beheert het systeem zelf.

Geen document blijft meer liggen. Niet-technisch personeel beheert het systeem zelf.

Geen document blijft meer liggen. Niet-technisch personeel beheert het systeem zelf.

Nieuwe entiteiten of mappen toevoegen kan via een configuratietabblad zonder programmeur. Inkomende post staat binnen 5 minuten automatisch in het juiste logboek.

5

min

Van binnenkomst tot registratie en notificatie

0

X

Programmeursinzet voor aanpassingen aan het systeem

Case studies

Meer projecten bekijken