Veilig HR Documentbeheer

Veilig HR Documentbeheer

Veilig HR Documentbeheer

Privacygevoelige HR-documenten automatisch verwerkt en veilig gearchiveerd.

Google Apps Script · Google Drive · Gmail · Google Session API

Category

HR Automatisering & Compliance

Client

Facilitaire Dienstverlener

year

2025

Introductie

Wekelijks kwamen er gevoelige HR-documenten binnen zoals arbeidscontracten en kopieën van identiteitsbewijzen. Handmatig classificeren, archiveren en bijhouden wie wat heeft verwerkt kostte uren per week en voldeed zelden aan de privacywetgeving.

Wekelijks kwamen er gevoelige HR-documenten binnen zoals arbeidscontracten en kopieën van identiteitsbewijzen. Handmatig classificeren, archiveren en bijhouden wie wat heeft verwerkt kostte uren per week en voldeed zelden aan de privacywetgeving.

Wekelijks kwamen er gevoelige HR-documenten binnen zoals arbeidscontracten en kopieën van identiteitsbewijzen. Handmatig classificeren, archiveren en bijhouden wie wat heeft verwerkt kostte uren per week en voldeed zelden aan de privacywetgeving.

Het probleem

Geen aantoonbare registratie van wie welk HR-document heeft verwerkt.

Geen aantoonbare registratie van wie welk HR-document heeft verwerkt.

Geen aantoonbare registratie van wie welk HR-document heeft verwerkt.

Documenten kwamen binnen in verschillende mappen, acties bleven liggen en er was geen waterdichte registratie van verwerking. Een risico voor de privacy én bij een eventuele controle.

De oplossing

Een systeem dat automatisch scant, classificeert en elke verwerking onomkeerbaar vastlegt.

Een systeem dat automatisch scant, classificeert en elke verwerking onomkeerbaar vastlegt.

Een systeem dat automatisch scant, classificeert en elke verwerking onomkeerbaar vastlegt.

Het systeem herkent automatisch het type document en stuurt alleen een melding met de documentnaam, nooit de inhoud. Elke keer dat een medewerker een document afvinkt worden naam en tijdstip vastgelegd. Daarna wordt het document automatisch naar het beveiligde archief verplaatst.

Het resultaat

Volledig AVG-proof HR-administratie. Altijd aantoonbaar wie wat heeft verwerkt.

Volledig AVG-proof HR-administratie. Altijd aantoonbaar wie wat heeft verwerkt.

Volledig AVG-proof HR-administratie. Altijd aantoonbaar wie wat heeft verwerkt.

Gevoelige data lekt nooit uit via e-mail of gedeelde mappen. De volledige verwerkingsregistratie is altijd beschikbaar voor interne controles of de accountant.

100

%

AVG-conforme verwerking van alle HR-documenten

0

X

Handmatige classificatie of archivering

Case studies

Meer projecten bekijken