Inkomende facturen automatisch registreren, doorsturen en opvolgen.
Google Apps Script · Google Drive · Gmail · Basecone · WeFact
Categorie
Financiële automatisering
Klant
Facilitaire Dienstverlener
Jaar
2026
Introductie
Facturen komen binnen via mail, worden gedownload, beoordeeld, doorgestuurd en gearchiveerd. Voor elk document dezelfde handelingen. En dan zijn er ook nog herinneringen en aanmaningen die er precies hetzelfde uitzien als gewone facturen. Ik bouwde een automatisering die dit bijhoudt, logt en doorstuurt zodat de administratie minder handmatig hoeft te beoordelen en niets ongemerkt blijft liggen.
Het probleem
Nieuwe facturen, herinneringen en aanmaningen kwamen op dezelfde manier binnen. Medewerkers moesten elk document handmatig beoordelen en doorsturen. Daardoor ontstond risico op dubbele verwerking, gemiste documenten en onduidelijkheid over wat al was opgepakt.
De oplossing
De automatisering registreert nieuwe documenten, zet relevante informatie in een betaallijst en stuurt facturen door naar het boekhoudproces. Aanmaningen worden herkend op basis van bestandsnamen en waar mogelijk gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Afwijkingen worden gelogd zodat opvolging zichtbaar blijft.
Het resultaat
Facturen en aanmaningen zijn beter traceerbaar, handmatige invoer is verminderd en uitzonderingen worden zichtbaarder. De administratie heeft sneller overzicht en er is minder risico dat documenten ongemerkt blijven liggen of dubbel worden verwerkt.
Minder
↓
Handwerk
Meer
✓
Overzicht
Case studies