Documenten komen binnen, worden gelogd en blijven zichtbaar.
Google Apps Script · Google Sheets · Google Drive · Gmail
Categorie
Document automatisering
Klant
Facilitaire Dienstverlener
Jaar
2026
Introductie
Bij organisaties met meerdere entiteiten versnippert inkomende post snel over mappen, mailboxen en losse acties. Dan is het lastig te zien wat nieuw is, wie iets moet oppakken en wat al is afgehandeld. Ik bouwde een centraal logboek waarin nieuwe documenten automatisch worden geregistreerd, getagd en opgevolgd.
Het probleem
Documenten kwamen binnen in verschillende mappen per entiteit. Daardoor was het lastig om overzicht te houden, zeker wanneer meerdere mensen documenten moesten lezen of opvolgen. Kleine wijzigingen in mappen of entiteiten vroegen bovendien technische aanpassingen.
De oplossing
De automatisering controleert periodiek de ingestelde mappen, registreert nieuwe documenten in een centraal logboek en archiveert ze waar nodig. Medewerkers kunnen collega's taggen, documenten afvinken en dagelijkse e-mailoverzichten ontvangen. Nieuwe entiteiten of mappen kunnen via configuratie worden toegevoegd.
Het resultaat
Nieuwe documenten worden sneller zichtbaar, opvolging is beter te controleren en wijzigingen in de structuur zijn eenvoudiger te beheren. Het proces is minder afhankelijk van losse mappen, e-mails of mondelinge afspraken.
Automatische
Registratie
Configuratie
Makkelijk aanpasbaar
Case studies